Cahier des charges - prestations paille/foin/copeaux

Le siège de la Fédération Française d’Équitation (FFE) se situe à Lamotte Beuvron (41), sur le site du Parc équestre fédéral.

Équipé pour l'accueil, le Parc compte 520 boxes fixes, 200 lits, 25 hectares de pistes sportives, 25 hectares de cross, 20 hectares de parkings, plus de 5 000 m2 de locaux administratifs, 3 restaurants, etc.

C'est le site équestre national qui connaît le plus fort taux de fréquentation par le nombre de chevaux et de poneys accueillis chaque année.

Diverses manifestations équestres sont organisées tout au long de l’année. En 2019 et à titre indicatif, les dates prévisionnelles des grands rendez-vous au Parc équestre sont :

- du 15 au 17 mars : Grand National FFE concours complet

- du 14 au 20 avril : Printemps Style et Equitation

- du 31 mai au 2 juin : Grand Tournoi

- du 6 au 14 juillet : Generali Open de France Poneys

- du 20 au 28 juillet : Generali Open de France Clubs

- du 22 au 25 août : Sologn’Pony

En amont et pour toute la durée de ces manifestations, la Fédération Française d’Équitation souhaite faire appel à un prestataire concernant notamment la fourniture de la paille, des copeaux, du foin, ainsi que pour l’enlèvement du fumier.

ARTICLE 1 : PRESTATIONS

Le prestataire s’engage à réaliser pour la FFE les prestations suivantes :

1.1 Fourniture de la paille/foin/copeaux et enlèvement du fumier

Le prestataire devra fournir la paille nécessaire au premier paillage de l’ensemble des boxes, fixes ou démontables, présents sur le site du Parc équestre.

Il procèdera à l’enlèvement du fumier à l’issue des manifestations.

Le prestataire sera également chargé de livrer le foin et les copeaux commandés préalablement.

1.2 Livraison/enlèvement

Le prestataire s’engage à commencer à livrer les produits et, à l’issue des manifestations, à procéder à l’enlèvement du fumier, à une date déterminée et communiquée par la FFE à l’adresse : Fédération Française d’Équitation, Parc équestre, 41600 Lamotte Beuvron.

ARTICLE 2 : PRESTATIONS SPÉCIFIQUES PENDANT LES CHAMPIONNATS DE FRANCE

Chaque année, au mois de juillet, la FFE organise les Championnats de France « Poneys » et « Clubs », dénommés Generali Open de France (GOF), sur le site du Parc Équestre Fédéral à Lamotte-Beuvron.

Le GOF est devenue en 2012 « la plus grande manifestation équestre au monde », un titre certifié par le Guinness World Records®.  

En 2019 la semaine « Poneys » se tiendra du 6 au 14 juillet, et la semaine « Clubs » du 20 au 28 juillet.

Pendant ces deux sessions, la FFE souhaite confier, en exclusivité sur le site du Parc Équestre fédéral, au prestataire retenu, une autorisation de vente de paille, foin et copeaux aux cavaliers et clubs engagés sur le Generali Open de France.

1.1 Fourniture et enlèvement de la paille pendant le GOF

Le prestataire devra fournir la paille nécessaire au premier paillage de l’ensemble des boxes, fixes ou démontables, présents sur le site du Parc équestre, soit environ 4800 boxes, correspondant à environ 150 tonnes de paille. Il aura la charge de pailler les boxes avec une équipe de saisonniers (environ 8 personnes) mise à disposition par la FFE pendant trois jours.

Le prestataire procèdera à l’enlèvement journalier du fumier la nuit sur les différentes plateformes pendant toute la durée de la manifestation ainsi qu’au curage des boxes et à l’évacuation du fumier à la fin de chaque championnat.

Il sera chargé de la gestion des paillers, deux fois par jour et sur 4 sites différents, pendant toute la durée de la manifestation : ouverture, approvisionnement, fourniture des tickets vendus au commissariat général, etc…

1.2 Espace de vente de fourrage

Le prestataire devra mettre en place un espace de vente de fourrage à destination des clubs et concurrents du Generali Open de France avec notamment :

-          la vente de copeaux,

-          la vente de paille,

-          la vente de foin.

-          la vente de granulé.

ARTICLE 3 : MISE À DISPOSITION D’EMPLACEMENTS ET D’ÉQUIPEMENTS

La FFE s’engage à mettre à disposition du prestataire, en fonction des manifestations organisées sur le Parc équestre :

-          des emplacements spécialement destiné aux paillers (4 sites) ;

-          une équipe de la FFE qui, en coordination avec le prestataire, sera spécialement affectée aux missions de paillages des boxes. Le nombre de personnes mis à disposition sera déterminé préalablement, en fonction de chaque manifestation, entre la FFE et le prestataire.

ARTICLE 4 : CONDITIONS FINANCIÈRES

Le prestataire, en concertation avec la FFE, convient préalablement aux évènements du montant des prestations à réaliser.

ARTICLE 5 : DURÉE

Les conditions du présent cahier des charges sont valables pour les manifestations prévues en 2019 et le contrat conclu pourra faire l’objet d’une tacite reconduction.

ARTICLE 6 : FORMALITÉS

Le prestataire devra fournir à la FFE tous justificatifs relatifs à son activité et respecter les obligations légales et règlementaires notamment en matières d’impôts et taxes, gestion du personnel, hygiène et sécurité.

ARTICLE 7 : RESPONSABILITÉS / ASSURANCES

Le concessionnaire assurera lui-même le gardiennage de son matériel durant toute la période de mise à disposition, et ce compris les périodes d’inactivité avant ou après les compétitions, ainsi qu’entre les deux championnats Poneys et Clubs.

Le concessionnaire devra contracter toutes les polices d’assurances nécessaires à son activité au Parc Équestre fédéral, comprenant notamment les accidents dont pourraient être victimes tant son personnel que le public.

ARTICLE 8 : DATE LIMITE / CRITÈRES D’ATTRIBUTION

Les prestataires souhaitant répondre au présent cahier des charges peuvent nous faire parvenir leur proposition chiffrée jusqu’au 31 janvier 2019 inclus, par courrier recommandé avec accusé de réception, à l’adresse suivante :

Fédération Française d’Équitation

Service Ressources

Parc Équestre fédéral

41600 Lamotte Beuvron

 

Les demandes de précisions peuvent être envoyées par courriel à l’adresse appelconcurrence@ffe.com

Dans le cadre de la procédure d’analyse et de sélection des offres, l’attribution se basera notamment sur les éléments suivants :

-          l’adaptation de l’offre au volume de la demande,

-          le prix,

-          l’expérience de l’équipe.